Przykładowe przepływy, czasy orientacyjne
Przepływ: zamówienie z e-maila
- Wyzwalacz: Nowy e-mail z zamówieniem
- Odczyt AI: Klient, produkty i ilości
- Warunek: Klient jest w ERP?
- tak: Zapis: Zamówienie w ERP, Dokument: Potwierdzenie PDF. Zamówienie jest w ERP, klient ma potwierdzenie. Nikt nic nie przepisywał.
- nie: Zadanie: Weryfikacja nowego klienta, Powiadomienie: Wiadomość do handlowca. Nowy klient trafia do handlowca z gotowymi danymi. Nic nie ginie w skrzynce.
Ręcznie: 12 min. Automatycznie: 4 s.
Przepływ: faktura kosztowa
- Wyzwalacz: Faktura w skrzynce
- Odczyt AI: NIP, kwoty i pozycje
- Warunek: Kwota powyżej 5 000 zł?
- tak: Akceptacja: Kierownik działu, Zapis: Księgowanie w systemie. Duża faktura czeka na jedną decyzję kierownika. Reszta dzieje się sama.
- nie: Kontrola: Zgodność z zamówieniem, Zapis: Księgowanie w systemie. Faktura zgodna z zamówieniem jest zaksięgowana bez udziału człowieka.
Ręcznie: 2 dni. Automatycznie: 3 h.
Przepływ: raport tygodniowy
- Harmonogram: Poniedziałek, 7:30
- Dane: Sprzedaż z ERP i CRM
- Warunek: Marża poniżej progu?
- tak: Alert: Wiadomość do zarządu, Raport: PDF z listą odchyleń. Zarząd dostaje alert i listę zleceń z niską marżą, zanim zacznie tydzień.
- nie: Raport: Zestawienie PDF, Wysyłka: Do zarządu, 8:00. Zarząd ma raport o 8:00. Nikt nie składał go w arkuszu.
Ręcznie: 3 h. Automatycznie: 0 min.
Zakres
Co automatyzujemy
Integracje systemów
ERP, CRM, sklep i księgowość wymieniają dane same. Wpisujesz raz.
Obieg akceptacji
Faktury, zamówienia i wnioski idą do właściwej osoby, z terminem i historią.
Raporty i zestawienia
Raport składa się sam i trafia do skrzynki według harmonogramu.
Powiadomienia i przypomnienia
System pilnuje terminów i daje znać, kiedy trzeba zareagować.
Formularze zamiast maili
Zgłoszenia i zamówienia przychodzą od razu w uporządkowanej formie.
Dokumenty z szablonu
Umowy, oferty i protokoły tworzą się same z danych klienta.
Co wybrać?
Automatyzacja czy wirtualny pracownik?
Automatyzacja procesów
Gdy zadanie da się opisać regułą.
- Te same dane trafiają do kilku systemów
- Raport lub przypomnienie powtarza się według harmonogramu
- Dokument idzie stałą ścieżką akceptacji
Przykład: zamówienie ze sklepu samo trafia do ERP, a klient dostaje potwierdzenie.
Twój wirtualny pracownik
Gdy zadanie wymaga czytania i oceny.
- Trzeba przeczytać maila, zapytanie albo umowę
- Wynik za każdym razem wygląda trochę inaczej
- Ktoś przygotowuje ofertę, odpowiedź lub zestawienie od zera
Przykład: z zapytania klienta powstaje szkic oferty z ceną, który handlowiec tylko akceptuje.
Twój wirtualny pracownik ↗Najlepiej w tej kolejności
Gdy potrzebujesz jednego i drugiego.
- Porządkujemy dane i przepływy
- Automatyzujemy to, co da się opisać regułą
- Wirtualny pracownik pracuje na uporządkowanych danych